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　　本標準規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。
　　 本標準適用于各類檔案的著錄。對于某些內容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標準制定細則。
　　 本標準不包括以全宗和類別為對象的著錄，也不包括目錄組織的方法。

2 引用標準

　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
　　 GB/T3792.1-1983 文獻著錄總則
　　 GB/T7156-1987 　文獻保密等級代碼
　　 GB/T9704-1988 　國家機關公文格式
　　 GB/T15418-1994　檔案分類標引規則
　　 GB/T3860-1995 　文獻敘詞標引規則
　　 DA/T1-1992　　　檔案工作基本術語
　　 DA/T19-1999  　　檔案主題標引規則

3 定義

　　本標準采用下列定義。
3.1 著錄
　　 在編檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。［DA/T1中5]
3.2 著錄項目
　　  揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。包括題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注與提要項、排檢與編號項。
3.3 條目
　　 又稱款目，檔案著錄的結果，是反映文件或案卷內容和形式特征的著錄項目的組合。
3.4 著錄格式
　　 著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。
3.5 檔案目錄
　　 按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。

4 著錄項目

　　檔案著錄項目共分七項，每項分若干著錄單元(小項)。
4.1 題名與責任說明項
4.1.1 正題名
4.1.2 并列題名＊
4.1.3 副題名及說明題名文字＊
4.1.4 文件編號＊
4.1.5 責任者
4.1.6 附件＊
4.2 稿本與文種項
4.2.1 稿本＊
4.2.2 文種＊
4.3 密級與保管期限項
4.3.1 密級＊
4.3.2 保管期限＊
4.4 時間項
4.5 載體形態項
4.5.1 載體類型＊
4.5.2 數量及單位＊
4.5.3 規格＊
4.6 附注與提要項
4.6.1 附注＊
4.6.2 提要＊
4.7 排檢與編號項
4.7.1 分類號
4.7.2 檔案館代號＊
4.7.3 檔號
4.7.4 電子文檔號
4.7.5 縮微號
4.7.6 主題詞或關鍵詞
4.8 4.1～4.7中有“＊”號者為選擇著錄項目或單元(小項)。

5  著錄用標識符

5.1 為識別各著錄項目、單元(小頂）及其內容，添加如下規定的標識符。
　　 －　置于下列各著錄項目之前：
　　　　  稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注項。
　　  ＝　置于并列題名之前。
　　  ：　置于下列各著錄單元之前：
　　　　  副題名及說明題名文字，文件編號、文種、保管期限、數量及單位、規格。
　　 ／　置于第一個責任者之前。
　　  ；　置干多個文件編號之間、多個責任者之間。
　　  ，　用于相同職責、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間。
　　 ＋　置于每一個附件之前。
　　 []　置于下列著錄內容的兩端：
　　　　 自擬著錄內容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字。
　　 ()　置于下列著錄內容的兩端：
　　　　  責任者所屬機構名稱、責任者真實姓名、責任者職責或身份、外國責任者國別及姓名原文、中國責任者時代、歷史檔案中的朝代紀年、農歷、地支代月、韻目代日轉換后的公元紀年。
　　 ？　用于不能確定的著錄內容，一般與“[]”號配合使用。
　　 - 　用于下列著錄內容之間：
　　　　 日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間。
　　  …　用于節略內容。
　　 □　用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數字。未考證出的責任者及難以計數的殘缺文字用三個“□”號。
5.2 著錄用標識符使用說明
5.2.1 除“題名與責任說明項、排檢與編號項”外，各項目連續著錄時，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略該標識符。但各項目另起段落著錄時則可省略該標識符。
5.2.2 “．—”符占兩格，在回行時不應拆開；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。
5.2.3 如某個項目缺少第一個單元(小項）時，應將現位于首位的單元原規定的標識符改為“．—”。
5.2.4 凡重復著錄一個項目或單元時，其標識符也需重復。
5.2.5 不著錄的項目或單元，其標識符應連同該項目或單元一并省略。

6  著錄條目格式

6.1 段落符號式條目格式

　　分類號　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔案館代號
　　 檔　號　　　　　　　　電子文檔號　　　　　　　縮　微　號
　　 正題名＝并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號／責任者
　　 +附件.—稿本：文種.—密級：保管期限.—時間.—載體類型：
　　 數量及單位：規格.—附往
　　　　 提要
　　 主題詞或關鍵詞

　　段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中分類號、檔號分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號、縮微號分別置于條目右上角第一、二行，電于文檔號置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任說明項、稿本與文種項，密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注項，回行時，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或關鍵詞，各詞之間空一格。
6.2 表格式條目格式
　　 實際工作需要使用表格式條目時，其著錄項目應與6.1相同，其排列順序可參照6.1。
6.3 無論著錄對象為單份文件、單個案卷還是一組文件或一組案卷，均按6.1或6.2格式依次著錄。
6.4 著錄條目的形式為卡片式時，卡片尺寸一般為12.5cm×7.5cm，著錄時卡片四周均應留1cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續著錄。

7 著錄用文字

7.1 著錄用文字必須規范化。
7.2 漢字應使用規范化的簡化漢字。外文與少數民族文字應依照其文字規則書寫。
7.3 文件編號項、時間項、載體形態項、排檢與編號項中的數字應使用阿拉伯數字。
7.4 圖形及符號應照錄，無法照錄的可改為其它形式的相應內容，并加“[]”號。

8 著錄信息源

8.1 著錄信息來源于被著錄的檔案。
8.2 單份或一組文件著錄時主要依據文頭、文尾。
8.3 一個或一組案卷著錄時主要依據案卷封面、卷內文件目錄、備考表等。
8.4 被著錄檔案本身信息不足時，參考其它有關的檔案資料。

9  著錄項目細則

9.1 題名與責任說明項
9.1.1 題名
　　 題名，又稱標題、題目，是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。
9.1.1.1 正題名
　　  a)正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄。
　　  b)單份文件沒有題名，依據其內容擬寫題名，并加“[ ]”號。示例見附錄A1。
　　 c)單份文件的題名不能揭示內容時，原題名照錄，井根據其內容另擬題名附后，加“[  ]”號。
　　 例：通知[共青團中央關于紀念一.二九的通知]
　　 示例又見附錄A9。
　　 d)單份文件的題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部份，節略內容用“……”號表示。
　　  e)案卷題名不能揭示案卷內容或題名過于冗長時，一般應重新擬寫，將原題名修改好后再著錄。
9.1.1.2 并列題名
　　  并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名，必要時井列題名與正題名一并著錄，并列題名前加“＝”號。示例見附錄A14。
9.1.1.3 副題名及說明題名文字
　　  副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內容時，副題名不必著錄。
　　  說明題名文字是指在題名前后對檔案內容、范圍、用途等的說明文字。必要時說明題名文字照原文著錄。
　　 副題名及說明題名文字前加“：”號。
　　 例：國家機關公文格式：中華人民共和國國家標準
　　 示例又見附錄A5、A6、A16、A17。
9.1.2 文件編號
9.1.2.1 文件編號是文件制發過程中由制發機關，團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等。
9.1.2.2 文件編號除年度用“[]”號外，其余照原文字符號抄錄，其前加“：”號。
　　 例1： ：中發[1980]16號
　　 例2： ：GB／T 13968一92
9.1.2.3 聯合發文或檔案上有多個文件編號時，一般只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號，中間用“；”號隔開。
9.1.2.4 檔案室一般應著錄文件編號。
9.1.3 責任說明
　　 責任說明著錄責任者，必要時著錄職責或身份(職務、職稱等)。
　　  責任者，也稱作者，是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。
9.1.3.1 責任者只有一個時，照原文著錄，其前加“/”號。
9.1.3.2 責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄。被省略的責任者用“[等]”表示。第一個責任者之前加“/”號，責任者之間以“；”號相隔。多個責任者具有同一職責或身份又必須著錄時，可將職責或身份置于最末一個責任者后的“（）”號中，責任者之間以“，”號相隔。同一責任者有多個職責或身份又必須著錄時，可將多個職責或身份置于責任者后的“()”中，職責或身份之間以“，”相隔。
　　 例 1：/國家計委；國家科委；國家檔案局
　　 例 2：/徐昌霖(編劇，導演)；舒適，項堃，上官云珠(主演)  陳歌辛(作曲)
9.1.3.3 機關團體責任者
　　  a)機關團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱。
　　 例1：／中國共產黨中央委員會
　　　　 ／中共中央
　　 例2：／中華人民共和國外交部
　　　　 ／外交部
　　 例3：／中華人民共和國科學技術部
　　　　 ／科技部
　　 例4：／河北省人民政治協商會議
　　　　 ／河北省政協
　　  以上不應簡稱為“中央”、本部”、科委”、省政協”。
　　 b)歷代政權機關團體責任者，著錄時其前應冠以朝代或政權名稱，并加“(  )”號。
　　 例1：／(清)內閣
　　 例2：／(民國)外交部
9.1.3.4 個人責任者
　　  a)個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務、職稱或其它職責，并加“(  )”號。
　　 例：／陳毅(外交部長)
　　 b)文件所署個人責任者有多種職務時，只著錄與形成文件相應的職務。
　　 例：／毛澤東(中共中央主席)
　　　　  ／毛澤東(國家主席)
　　　　 ／毛澤東(中央軍委主席)
　　  c)清代及其以前的個人責任者應冠以朝代名稱，并加“( )”號。
　　 例：／(清)李鴻章
　　 d)少數民族個人責任者稱謂各民族有差異，著錄時，應依照該民族的署名習慣著錄。
　　  e)外國責任者，姓名前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統一的中文姓氏譯名。必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“( )”號。
　　  例1：(蘇)斯大林(CTA.  ЛИН,И.В.)
　　 例2：(美)愛因斯但(Einstein，A.)
9.1.3.5 文件所署責任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應將其真實名稱附后，并加“( )”號。
　　  例1：／白芳渠(中共中央北方局)
　　 例2：／茅盾(沈雁冰)
9.1.3.6 未署責任者的文件，應著錄根據其內容、形式特征考證出的責任者，并加“[]”號；考證無結果時，以三個“□”代之。
9.1.3.7 文件責任者不完整時,應照原文著錄,將考證出的完整責任者附后，并加“[ ]”號。
　　  例：／周[周恩來]
9.1.3.8 文件責任者有誤，仍照原文著錄，但應考證出真實責任者附后，并加“[ ]”號。
　　  例：／王國央[王國英]
9.1.3.9 考證出的責任者根據不足時，在其后加“？”，一并著錄于“[  ]”號。
　　 例：／[張治中？]
9.1.4 附件
　　 a)附件是指文件正文后的附加材料，只著錄附件題名，其前冠“+”號。
　　 b)文件正文后有多個附件時，應逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號。如附件題名過長，也可簡略，其節略內容用“…”號表示，自擬附件題名加“[ ]”號。示例見附錄A3、A10。
　　  c)若附件題名具有獨立檢索意義時，亦可另行著錄條目，但應在附注項中加以說明。示例見附錄A11。
9.2 槁本與文種項
9.2.1 稿本
　　  稿本是指檔案文件的文稿、文本和版本。稿本項依實際情況著錄為草稿、定槁、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“．—”號。
9.2.2 文種
　　  文種是指文件種類的名稱。文種項依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復、函、會議紀要、說明書、協議書、鑒定書、任務書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等，其前加“：”號。
9.3 密級與保管期限項
9.3.1 密級
　　 密級是指文件保密程度的等級。
9.3.1.1  密級按GB/T7156一1987第4章文獻保管等級代碼表劃分為六個級別，名稱與代碼如下：

表1 文獻保密等級代碼

9.3.1.2 密級一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應著錄新的密級，公開級、國內級可不著錄。密級前加“.—”號。
9.3.2 保管期限
　　  保管期限是指根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間，一般分為永久、長期、短期三種。
　　 保管期限一般按案卷組成時所定保管期限著錄，其前加“：”號，若已更改的，應著錄新的保管期限。
9.4 時間項
　　 時間項視不同著錄對象，分為文件形成時間、卷內文件起止時間等，其前均加“.—”號。
9.4.1 文件形成時間
　　  一般公私文書、信札為發文時間，決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間，條約、合同、協議為簽署時間，技術評審證書、技術鑒定證書、轉產證書為通過時間，獲獎證書、發明證書、專利證書為頒發時間，科研試驗報告、學術論文為發表時間，工程施工圖、產品加工圖為設計時間，竣工圖為繪制時間，原始試驗記錄、測定檢驗數據為記錄時間等。
9.4.2 時間項一律用8位阿拉伯數字表示，第1-4位數表示年，第5-6位數表示月，第7-8位數表示日。
　　 例1：.—19810824
　　 例2：.—19891201
9.4.3 歷史檔案中的朝代紀年、農歷、地支代月、韻目代日，應照原文著錄，同時將換算好的公元紀年附后，并加“()”號。
　　  例：.—清乾隆10年9月26日(17451021)
9.4.4 沒有形成時間的文件，應根據其內容、形式特征等考征出形成時間后著錄，并加“［］”號。
　　 例：.—［19520110］
9.4.5 文件時間不完整或部分時間字跡不清時，仍著錄原時間，原時間中缺少或字跡不清部分以“□”補之，再將考證出的時間附后，并加“［］”號。
　　 例1：.—1945□□□□［19450815］
　　  例2：.—□□□□1209［19691209］
　　  例3：.—19□□□204［193□1204］
9.4.6 文件時間記載有誤或有疑義時，仍照原文著錄，再將考證出時間附后，并加“［］”號。
　　 例：.—19500105［19510105］
9.4.7 文件形成時間考證不出時，著錄為“.—□□□□□□□□”，亦可著錄文件上的收文時間、審核時間、印發時間等其它時間，但應在附注項中說明。
9.4.8 若考證出的時間根據不足時，在其后加“?”號，一并著錄于“［］”號內。示例見附錄A A.3。
9.4.9 文件起止日期
　　  以一組文件、一卷、一組案卷為對象著錄一個條目時，著錄其中最早和最遲形成的文件的時間，其間用“-”號連接。起止時間的表示，無論是本年度或跨年度，著錄時均不能省略年度。
　　 例：.—19890107-19891015
9.5 載體形態項
　　 載體形態項著錄檔案的載體類型標識及檔案載體的物質形態特征。
9.5.1 載體類型
　　  檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據實著錄，其前加“.—”號。
9.5.2 載體形態
9.5.2.1 數量及單位
　　 數量為阿拉伯數字，單位用檔案物質形態的統計單位，如“頁”、“卷”、“冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。著錄時其前加“：”號。
　　 例1：.—15頁
　　 例2：.—唱片：3張
9.5.2.2 規格
　　 規格指檔案載體的尺寸及型號等，著錄時其前加“：”號。
　　 例1：.—縮微平片：2張：105mm×148mm
　　 例2：.—錄像磁帶：5盒：3/4英寸
　　 例3：.—磁盤：4片：3.5英寸
9.6 附注與提要項
9.6.1 附注項
　　  附注項著錄檔案中需要解釋和補充的事項。附注項的內容依各項目的順序著錄，項目以外需解釋和補充的列在其后。
　　 每一條附注均以“.—”號分隔。如每一條附注都分段著錄時，可省略該標識符。各項附注中使用的標識符可與9.1-9.5相一致。
9.6.1.1 各著錄項目中需要注明的事項
　　  a)題名附注：注明同一文件的不同題名或其他稱謂。
　　　 例：.—題名又稱“工業三十條”
　　　  不同題名的示例又見附錄A A.5。
　　  b)責任者附注：注明考評出責任者的依據和責任者項未著錄責任者的數目或名稱。
　　　 例：.—責任者據筆跡考證
　　　  示例又見附錄A A.14、A.16。
　　  c)時間附注：注明考證出時間的依據。若著錄為非文件形成時間時，應注明為何種時間。
　　　 例：.—時間為收文時間
　　　  示例又見附錄A A.4、A.13。
　　  d)載體形態附注：注明載體形態的破損、殘缺、變質及字跡褪變等情況。
　　　 例：.—中間缺3頁
　　　 示例又見附錄A  A.7。
9.6.1.2 著錄項目以外需要注明的事項
　　  a)被著錄文件有不同稿本者應予注明。示例見附錄A A.2。
　　  b)被著錄文件另有其它載體形式者應予注明。示例見附錄A A.16、A.17。
　　  c)被著錄文件的來源為捐贈、購買、交換、復制、寄存等情況時應予注明。示例見附錄A  A5。
　　  d)被著錄文件經考證為贗品者應予注明。
　　  e)被著錄文件關系密切的相關文件應予注明。
　　  f)除上述附注內容外，需要注明的其它事項。示例見附錄A A.14、A.16、A.18。
9.6.2 提要項
　　 提要項是對文件和案卷內容的簡介，應反映其主要內容、重要數據(包括技術參數等)。
　　 提要在附注之后另起一段空兩個漢字位置著錄，一般不超過200字。提要內容依漢語的語法和標點符號使用法著錄。示例見附錄A  A.13。
9.7 排檢與編號項
　　 排檢與編號項是目錄排檢和檔案館、室業務注記項。
9.7.1 分類號
　　 分類號依據《中國檔案分類法》和GB/T  15418—1994的有關規定著錄，置于條目左上角第一行。
9.7.2 檔案館代碼
　　  檔案館代碼依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄，置于條目右上角第一行。
　　 檔案館代碼在建立目錄中心或報道交流時必須著錄。
9.7.3 檔號
　　  檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號著錄于條目左上角第二行，與分類號齊頭。檔號中各號之間以“-”號相隔。
9.7.4 電子文檔號
　　  電子文檔號是檔案館、室管理電子文件的一組符號代碼，著錄于條目第二行的中間位置。
9.7.5 縮微號
　　  縮微號是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號，著錄于條目右上角第二行，與檔案館代碼齊頭。
9.7.6 主題詞或關鍵詞
　　  主題詞是在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。
　　 關鍵詞是在標引和檢索中取自文件題名或正文用以表達檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。
9.7.6.1 主題詞按照DA/T  19—1999、《中國檔案主題詞表》及本專業、本單位的規范化詞表進行標引。
9.7.6.2 主題詞或關鍵詞著錄于附注與提要項之后，另起一行齊頭著錄。各詞之間空一個漢字位置，一個詞或詞組不得分作兩行書寫。